Ngày nay hệ thống POS được ứng dụng rất nhiều trong kinh doanh và quản lý hệ thống bán lẻ. Tuy nhiên vẫn có nhiều người chưa biết POS là gì và tác dụng của máy POS trong quản lý là như thế nào. Bài viết cung cấp đến người đọc thông tin về POS, các hệ thống máy POS được sử dụng phổ biến hiện nay, chi phí khi sử dụng POS và những lợi ích thiết thực của nó.
Giải đáp câu hỏi POS là gì?
POS là một thuật ngữ chuyên ngành dùng để chỉ điểm phân phối các hàng hóa bán lẻ. Thực chất POS được viết tắt từ Point Of Sale. Đây thường là ứng dụng được các nhà phân phối cả lớn và nhỏ sử dụng. Tính ứng dụng của POS rất cao chính vì vậy độ phủ sóng càng ngày càng mở rộng.
Mỗi máy POS sẽ được cài đặt riêng một công cụ hoặc một hệ thống để nhận diện. Nó giúp phản ánh các giao dịch, lượng tiền ra vào và sự hao hụt của hàng hóa. Các hệ thống đó được xem như một sổ tay hoặc tập tin Excel, các loại máy tính tiền hay quản lý hệ thống.
Lý do máy POS được sử dụng ngày càng rộng rãi là vì nó giúp các chủ doanh nghiệp quản lý được chặt chẽ quá trình kinh doanh của mình. Từ đó đề ra các phương hướng kinh doanh phù hợp với xu thế.
Những hệ thống POS được sử dụng phổ biến hiện nay
Máy POS tính tiền tại các cơ sở kinh doanh
Máy POS hay còn gọi thông dụng hơn là máy tính tiền. Nó là công cụ đắc lực cho các cửa hàng bán lẻ. Có máy POS thu ngân sẽ không phải tính toán bằng tay. Thay vào đó máy sẽ giúp bạn tính tiền, lưu trữ số liệu bán hàng. Các thiết bị có thể kết hợp với máy POS như máy check mã vạch, máy quẹt thẻ ATM, ngăn kéo đựng tiền.
Chúng ta có thể dễ dàng nhìn thấy máy POS ở các quầy thanh toán của siêu thị, cửa hàng tiện lợi hay nhà hàng,… Từ khi được đưa vào sử dụng máy POS đã thể hiện được những ưu điểm vượt trội của mình. Người dùng thích máy POS vì tính đơn giản của nó. Chỉ cần vài chục phút làm quen là bạn đã có thể sử dụng được thành thạo.
Ngoài ra máy POS còn không bị tình trạng virus xâm nhập như các thiết bị điện tử khác. Điều này giúp thông tin được bảo mật, không bị rò rỉ hay sai lệch. Cũng đồng thời giúp quá trình sử dụng trơn tru, nhanh chóng. Tránh được các trường hợp hỏng hóc, gián đoạn thanh toán. Những nhu cầu đơn giản sẽ phù hợp với máy POS như tính tiền, in hóa đơn,…
Tuy nhiên bên cạnh đó, máy POS cũng có một vài hạn chế. Thứ nhất là máy khá nặng và cồng kềnh nhiều chi tiết. Không cung cấp được các báo cáo bán hàng như tồn kho. Giá thành của một bộ máy POS thanh toán khá cao. Tầm 10 triệu đồng cho một bộ máy. Điều này khiến các cơ sở kinh doanh nhỏ lẻ khó tiếp cận.
Phần mềm POS offline trên máy tính PC, laptop
Mặc dù phần mềm này chỉ là một chức năng trong tất cả các chức năng của máy POS. Tuy nhiên, vì nó được ứng dụng rất nhiều nên độ phổ biến cao. Phần mềm POS trên máy tính thực chất là phần mềm tính tiền của máy POS. Nó được phát triển rộng rãi trong mấy năm trở lại đây.
Lúc mới ra mắt phần mềm thanh toán này được cho dùng thử miễn phí. Tuy nhiên, sau này khi độ nhận diện cao và thể hiện được ưu thế thì người dùng phải mua. Bạn có thể mua hoặc đặt hàng. Trên máy vi tính của bạn sẽ được cung cấp phần mềm này thuận tiện cho việc thanh toán bán hàng.
Ưu điểm của phần mềm này có lẽ chính nhanh gọn và tiết kiệm. Bạn không cần phải đặt mua riêng một cái máy POS mà chỉ cần mua phần mềm và cài trực tiếp vào máy tính của mình là được. Bạn sẽ tiết kiệm được 10 triệu đồng cho việc mua máy POS. Không những thế, phần mềm còn cung cấp cho nhiều ngành nghề khác nhau. Phần mềm POS trên máy tính này có nhiều tính năng như phân loại thành viên, báo cáo chi tiết.
Tuy nhiên nó cũng có một số hạn chế nhất định. Nếu hoạt động trong thời gian dài có thể tốc độ xử lý sẽ bị chậm lại. Dữ liệu trong phần mềm sẽ bị mất đi nếu máy tính gặp trục trặc. Trong phần mềm có nhiều chức năng không cần thiết đối với người sử dụng.
Phần mềm POS online trên nền tảng web
So với phần mềm POS trên vi tính thì phần mềm POS online này ra đời muộn hơn. Phần mềm này hỗ trợ thanh toán trực tuyến và kết nối thống kê trực tuyến.
POS online có các ưu điểm nổi bật như:
- Giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không yêu cầu trình độ vi tính cao.
- Không yêu cầu cài đặt cố định trên một máy tính hay một ứng dụng nào cả.
- Bạn có thể truy xuất số liệu ở bất kỳ đâu chỉ cần có kết nối internet.
- Dữ liệu trong phần mềm được bảo mật cao, hạn chế rò rỉ dữ liệu.
- Giá thành để mua POS online khá rẻ, các đại lý bán lẻ và hộ kinh doanh nhỏ cũng có thể mua được.
Tuy nhiên bên cạnh đó, phần mềm này cũng có một số các hạn chế:
- Phần mềm này chỉ dùng được khi được kết nối internet.
- Phải trả phí hàng tháng mới duy trì được hoạt động của phần mềm.
Hệ thống quản lý doanh nghiệp POS ERP
Phần mềm này được sản xuất dành riêng cho các doanh nghiệp. Không phù hợp với các hộ kinh doanh nhỏ lẻ như hai phần mềm trên. Hoạt động và lợi ích của hệ thống POS ERP được thể hiện qua hình ảnh dưới đây.
Chi phí tiêu tốn khi sử dụng các ứng dụng của POS
Nhiều người muốn dùng POS nhưng chưa tìm hiểu đầy đủ về nó. Phần kinh phí cũng là một trong những thắc mắc của người dùng.
Đối với máy POS tính tiền, để đầu tư cả bộ thì chi phí lên tới 30 triệu đồng. Trong đó, cây máy tính sẽ từ 10 – 15 triệu đồng. Máy quét mã vạch hàng hóa từ 3 – 5 triệu đồng. Máy in hóa đơn bán hàng hết 5 triệu đồng. Hộc đựng tiền khoảng 2 triệu đồng. Ngoài ra nếu bạn thêm một vài máy móc đi kèm khác thì chi phí sẽ còn tăng cao hơn.
Đối với phần mềm POS trên máy tính thì có chi phí thấp hơn. Bạn chỉ cần 4 triệu đồng để mua và cài đặt phần mềm này. Tuy nhiên yêu cầu là bạn phải có máy tính cá nhân. Chi phí thấp này phù hợp với các cơ sở kinh doanh nhỏ. Tuy nhiên, nếu bạn mua thêm các thiết bị đi kèm khác thì chi phí sẽ đội lên.
Đối với phần mềm POS online thì chi phí phải bỏ càng thấp hơn. Tuy nhiên hình thức là bạn sẽ phải thanh toán theo tháng. Số tiền để tiếp cận ứng dụng này có khi chỉ khoảng mấy trăm nghìn. Phù hợp cho những hộ kinh doanh nhỏ lẻ hay kinh doanh online.
Những lợi ích khi sử dụng máy POS thanh toán
Những lợi ích mà máy POS mang lại cho kinh doanh là rất thiết thực.
- Đầu tiên, máy giúp cho giao dịch chính xác hơn. Nếu đánh sản phẩm bằng tay có thể sai sót thì chỉ cần máy quét mã vạch là mọi thứ được đảm bảo. Không tính nhầm tiền cho khách và không trả lại thừa hay thiếu tiền.
- Thứ hai, nhờ có máy POS thời gian thanh toán cũng sẽ được giảm đi. Vào những giờ cao điểm ở các quầy thanh toán của siêu thị luôn chật ních người. Nếu như thanh toán thủ công thì người mua sẽ mất rất nhiều thời gian để chờ. Chưa kể đến các sai sót, khiếu nại trong thanh toán. Máy POS có thể giải quyết được các vấn đề nói trên.
- Thứ 3, giúp cửa hàng và doanh nghiệp dễ dàng quản lý hoạt động kinh doanh của mình. Những mặt hàng nào bán được nhiều hơn. Mặt hàng nào còn tồn kho. Mặt hàng nào sắp hết hạn máy sẽ giúp bạn thống kê lại. Từ đó có những định hướng kinh doanh mới.
Có thể thấy răng máy POS đã và đang trở thành trợ thủ đắc lực cho các cơ sở kinh doanh. Nếu bạn còn thắc mắc máy POS là gì? Chi phí lắp đặt máy POS là bao nhiêu thì hi vọng bài viết đã giải đáp được hết những câu hỏi đó của bạn.