Phương pháp 5s là gì? Phương pháp Kaizen là gì? Ít ai biết được đây là những bí quyết dẫn đến sự thành công của người Nhật Bản. Vậy cụ thể khái niệm này là gì, tiêu chuẩn và phương pháp thực hiện ra sao. Cùng tham khảo thông tin mà chúng tôi chia sẻ dưới đây.
Nhật Bản là đất nước nổi tiếng vốn được biết đến xứ sở của những người làm việc nghiêm túc và mang lại năng suất cao. Họ rất tự hào khi có hàng nghìn phương pháp làm việc được đánh giá là cực kì hiệu quả. Trong số đó phương pháp Kaizen và phương pháp 5s. Vậy phương pháp 5s là gì? Phương pháp Kaizen là gì? Áp dụng thế nào là đúng?
Phương pháp Kaizen là gì? Các phương pháp triển khai Kaizen hiệu quả
Phương pháp Kaizen là gì?
Kaizen là gì? Thuật ngữ Kaizen được ra đời sau chiến tranh thế giới thứ 2. Trong tiếng Nhật, Kaizen được ghép từ hai chữ “kai” tạm dịch là thay đổi và “zen” được hiểu là tốt hơn. Vậy phương pháp Kaizen được hiểu là “thay đổi để mà tốt hơn” hoặc “cải tiến liên tục”.
Trong từng lĩnh vực, trong từng ngữ cảnh, phương pháp Kaizen được hiểu theo từng ý nghĩa cụ thể khác nhau. Trong kinh doanh, phương pháp Kaizen là gì? Nó là sự tích lũy từ tiểu thành đại. Trong sản xuất, Kaizen được hiểu là sự cải tiến làm việc của từng thành viên trong dây chuyền sản xuất để tăng năng suất và phát triển hơn.
Vậy tạm hiểu phương pháp Kaizen là gì? Là trong tất cả các lĩnh vực, mọi thành viên dù ở đâu hay làm gì cũng đều phải nỗ lực để cải tiến liên tục để đạt được kết quả tốt nhất.
Làm thế nào để thực hiện phương pháp Kaizen?
Theo Kaizen, sự sáng tạo của con người được xem là vô hạn. Và sau khi thấm nhuần được phương pháp Kaizen là gì này, có 3 phương pháp chính để có thể ứng dụng Kaizen.
- Quy tắc 5s: Giúp môi trường làm việc sạch sẽ, khoa học và hiệu quả.
- Phương pháp JIT: Đầy đủ là Just In Time. Được hiểu là xây dựng thói quen đúng hạn trong khâu kiểm soát hàng tồn kho và sản xuất tránh tình trạng lãng phí diễn ra. Toyota là ví dụ tiên phong của phương pháp này.
- PDAC: nghĩa là Plan, Doing, Check và Act, giúp xây dựng quy trình làm việc tối ưu và hiệu quả hơn.
Tiêu chuẩn 5s là gì? Ý nghĩa phương pháp 5s và triển khai quy trình 5s như thế nào?
Tiêu chuẩn 5s hay quy tắc 5s là gì?
Quy tắc 5s hay tiêu chuẩn 5s là một phương pháp tiêu biểu nhất của triết lý Kaizen. Quy tắc 5s được xây dựng trên nguyên tắc nếu bạn được làm việc trong một môi trường sạch sẽ, gọn gàng, lành mạnh thì năng suất, hiệu quả công việc sẽ cao hơn.
5s ra đời từ 5 chữ cái “s” đầu tiên của các từ trong tiếng Nhật là Seiri ( Sàng lọc), Seiton ( Sắp xếp), Seiso (Sạch sẽ), Seiketsu ( Săn sóc), Shitsuke ( Sẵn sàng).
Seiri ( Sàng lọc)
Có nghĩa là mọi vật dụng không liên quan, không cần thiết cần được thu dọn và di chuyển ra khỏi khu vực làm việc. Chỉ giữ lại đồ vật đúng chức năng khi cần. Quá trình sàng lọc cần được diễn ra theo tần suất định kì.
Seiton ( Sắp xếp)
Sau khi loại bỏ thứ không cần thiết, những vật dụng còn lại cần được sắp xếp một cách có khoa học để có thể dễ dàng tìm thấy, dễ dàng lấy đi và trả lại chỗ cũ. Quá trình này cần nghiêm túc thực hiện và duy trì.
Seiso ( Sạch sẽ)
Được hiểu là giữ vệ sinh không gian làm việc thật sạch sẽ để tạo ra môi trường gọn gàng, thoáng đãng nhất. Quy trình sạch sẽ cần được thực hiện định kì.
Seiketsu ( Săn sóc)
Săn sóc ở đây là việc luôn đảm bảo duy trì 3s ở trên luôn được thực hiện. S4 ra đời để hoàn thiện các quy tắc khác và đảm bảo hiệu quả năng suất công việc luôn được giữ vững.
Shitsuke ( Sẵn sàng)
Đây là sự kỉ luật. Những quy tắc trên được đưa vô thành nế nếp, như một thói quen tự giác và nghiêm túc thực hiện để đảm bảo mọi thứ luôn sẵn sáng bắt đầu.
Ý nghĩa của phương pháp 5s
Phương pháp 5s hay quy tắc 5s không phải dễ dàng mà hình thành khi không hiểu được ý nghĩa to lớn mà nó mang lại. Có thể việc được rèn luyện, được thường xuyên áp dụng đã mang lại những đức tính tốt đẹp của nhiều người dân Nhật. Một trong số đó phải kể đến tỉ mỉ, sạch sẽ, kiên trì.
Cùng xem những ý nghĩa của phương pháp 5s
Đảm bảo sức khỏe
Thông qua việc tạo ra một môi trường làm việc sạch sẽ, thông thoáng cho nhân viên có thể thấy phương pháp 5s giúp cho sức khỏe luôn được đảm bảo, luôn được quan tâm. Đồng thời quy trình làm việc luôn được kiểm soát, đảm bảo an toàn và hạn chế rủi ro.
Tiết kiệm chi phí
Việc kiểm soát được chỉ những vật dụng cần thiết xuất hiện trong môi trường làm việc giúp tránh được tình trạng lãng phí. Bên cạnh đó phương pháp 5s còn giúp giảm thiểu các chi phí hoạt động, giảm số lượng người làm việc không cần thiết giúp doanh nghiệp tiết kiệm được rất nhiều chi phí.
Hiệu suất công việc được tăng cao
Sự gọn gàng, ngăn nắp trong môi trường làm việc rất quan trọng. Con người có thể dễ dàng rút ngắn thời gian làm việc cũng như thời gian vận chuyển để đạt hiệu quả công việc cao hơn với quy tắc hay phương pháp 5s.
Gắn kết tập thể
Không phân biệt cấp bậc cao thấp, tất cả cùng đồng lòng thực hiện phương pháp 5s giúp cho họ gần gũi nhau hơn. Cùng nhau hướng tới một mục tiêu là lợi ích của tổ chức, của công ty khiến tính đoàn kết gắn bó ngày càng vững mạnh.
Quy trình triển khai phương pháp 5s
Không cần quan tâm mô hình lớn nhỏ của tổ chức, công ty như thế nào, nếu đã hiểu được ý nghĩa của phương pháp 5s mang lại hãy cố gắng áp dụng sớm nhất có thể.
Bước 1: Phát động chương trình
Phổ biến chi tiết quy tắc phương pháp 5s trong toàn thể cán bộ nhân viên để nắm rõ và có thể thực hiện.
Bước 2: Thực hiện S1 Seiri
Toàn thể nhân viên quan sát khu vực làm việc của mình, nếu những người làm việc cùng không gian với nhau hãy cùng thảo luận. Từ đây phát hiện và xác định những gì là không cần thiết cần được loại bỏ. Có một vài vật dụng không xác định được, hãy đánh dấu và kiểm tra lại sau một thời gian rồi đưa ra quyết định. Sau đó tiến hành loại bỏ những vật dụng đã xác định.
Bước 3: Thực hiện S2 Seiton
Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết tiến hành sắp xếp bố trí sao cho thuận tiện nhất quá trình làm việc. Trên nguyên tắc là cái gì hay dùng nên để gần và ít dùng thì để dần ra xa. Hãy phác thảo cách bố trí để thỏa thuận và cùng ghi nhớ. Điều này giúp cho quá trình luôn được duy trì.
Bước 4: Thực hiện S3 Seiso
Không nên đợi dơ bẩn thì mới vệ sinh. Điều này chỉ khiến mất thời gian lại ảnh hưởng đến sức khỏe. Tất cả mọi người trong tổ chức có thể thống nhất thời gian dành ra mỗi ngày để tiến hành vệ sinh nơi làm việc.
Bước 5: Duy trì và hình thành kỉ luật
Tạo dựng quy trình này như một thói quen đồng thời đưa ra chế độ thưởng phạt để hình thành kỉ luật trong tổ chức. Thường xuyên tổ chức đánh giá định kì để chắc chắn tổ chức vẫn đang duy trì tốt quy tắc 5s này.
Việc hiểu rõ phương pháp 5s là gì? Kaizen là gì? Cũng như ý nghĩa và phương pháp thực hiện giúp bạn có thể ứng dụng nhiều điều vào cuộc sống. Phương pháp Kaizen, quy tắc 5s hay tiêu chuẩn 5s không chỉ áp dụng riêng cho tổ chức công ty. Ngay cả trong đời sống hằng ngày nếu bạn tạo dựng được thói quen tốt này sẽ hình thành những đức tính tốt đẹp cho bản thân.