【Bỏ Túi】Cách Quản Lý Kho Hiệu Quả Chi Tiết Cho Doanh Nghiệp Mới

Nhiều chủ doanh nghiệp đau đầu khi gặp phải vấn đề về số lượng hàng hóa trong kho. Việc điều chỉnh và quản lý sai cách có thể dẫn đến thiệt hại về tài sản và tạo cơ hội cho hành vi sai trái. Bài viết sau đây sẽ tổng hợp các cách quản lý kho hiệu quả nhất mà doanh nghiệp nào cũng nên áp dụng. Cùng tham khảo nhé!

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý kho?

Đối với một doanh nghiệp bán lẻ, hàng tồn kho luôn chiếm 50% tổng tài sản của doanh nghiệp, vậy nếu không có quy trình quản lý hàng tồn kho chặt chẽ thì điều gì sẽ xảy ra?

• Mất hàng: Nguyên nhân do quản lý kho hàng chưa chặt chẽ, do giám sát không chặt chẽ dễ xảy ra mất mát, hư hỏng tài sản.
• Vòng quay vốn lưu động chậm: Nhập một mặt hàng, sản phẩm nào đó đều cần một lượng vốn nhất định nên việc quản lý hàng kho là bắt buộc.

Quy trình quản lý kho hàng hiệu quả

Quy trình quản lý kho mang lại hiệu quả như thế nào cho doanh nghiệp và tại sao doanh nghiệp nào cũng cần quy trình và phương pháp quản lý kho hiệu quả? Các bước cơ bản mà quy trình quản lý kho nên bao gồm là gì.

Nhập kho

Hàng hóa sau khi nhập kho phải được kiểm tra cẩn thận, kiểm tra số lượng, đảm bảo đúng với phiếu xuất kho của nhà cung cấp. Sau đó, thống kê chi tiết sản phẩm (màu sắc, số lượng, kích thước, ngày mua, hạn sử dụng,…) vào phần mềm quản lý kho hoặc Excel.

Hàng hóa sau khi nhập kho sẽ được phân bổ theo quy tắc cá nhân do từng thủ kho lập trước, đồng thời việc xử lý hàng hóa cũng phải được thực hiện theo quy định của thủ kho để đảm bảo mọi việc được diễn ra suôn sẻ theo nguyên tắc nhập kho của công ty.

Xuất kho

• Bước 1: Sau khi bộ phận liên quan gửi phiếu yêu cầu nhập kho cho quản lý kho, kho hàng sẽ được bắt đầu hoạt động.
• Bước 2: Sau khi nhận được phiếu xin điều chỉnh kho của từng bộ phận, quản lý kho sẽ tiến hành kiểm tra lại số lượng tồn của sản phẩm xem số lượng tồn có đáp ứng được yêu cầu không. Việc kiểm tra hàng kho có thể được thực hiện rất nhanh chóng bằng cách tìm kiếm phần mềm quản lý kho hàng trước đó. Nếu không đủ số lượng, chủ cửa hàng nên có phương án khắc phục càng sớm càng tốt.
• Bước 3: Sau khi kiểm kho đảm bảo đủ số lượng theo yêu cầu, nhân viên quản lý kho cần hoàn thiện các thủ tục giấy tờ kịp thời để đảm bảo hàng xuất được xuất ra khỏi kho theo đúng quy định.
• Bước 4: Sau khi hàng được xuất kho, kế toán kho sẽ cập nhật thông tin số lượng còn lại của sản phẩm.

Kiểm soát kho định kỳ

Kiểm kho theo định kỳ mang lại kết quả chính xác nhất về tài sản của hàng hóa tồn kho, thống kê được nguồn vốn lưu động hiện tại.

• Bước 1: Trưởng kho cần phân công công việc cho mọi người trong bộ phận, chịu trách nhiệm và kiểm soát từng quy trình cần kiểm đếm như: mã hàng, tên hàng, số lượng hiện có, khu vực kho..
• Bước 2: Từng bộ phận được phân quyền tự chịu trách nhiệm theo sự phân bổ của quản lý kho, sau khi đối chiếu với số lượng thực tế, cập nhật số lượng vào tài khoản, xử lý hàng trước hạn sử dụng.

Thu thập dữ liệu và tạo báo cáo

Sau khi quản trị viên kho thường xuyên kiểm tra dữ liệu kho, nó sẽ thống kê và báo cáo cho kho, để quản trị viên công ty có thể nắm bắt tình hình, suy nghĩ và đưa ra chiến lược kinh doanh tiếp theo.

Cách quản lý kho hiệu quả nhất

Đảm bảo các quy định về an toàn PCCC

• Những nội quy tuyệt đối đảm bảo PCCC kho hàng.
• Đảm bảo thường xuyên kiểm tra cơ sở hạ tầng nhà kho của bạn để phát hiện độ ẩm, mối mọt và hư hỏng có thể ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Sắp xếp vị trí kho hàng hợp lý

• Sắp xếp sản phẩm và mặt hàng kho theo mức độ liên quan và tìm kiếm (sắp xếp mặt hàng thường xuyên sử dụng ra ngoài, mặt hàng ít sử dụng vào phía trong).
• Thống nhất nguyên tắc bố trí kho hàng và phổ biến đến toàn thể nhân viên kho hàng, để mọi người, đặc biệt là những người chưa có kinh nghiệm quản lý kho hàng hình thành ý thức chung.

Tạo mã vạch cho tất cả sản phẩm

Ngày nay, nhiều công ty đang sử dụng mã vạch quản lý sản phẩm . Tạo mã vạch cho sản phẩm giúp quản lý kho và nhân viên quản lý khối lượng hàng hóa lớn một cách dễ dàng và tốn rất ít thời gian so với cách làm cũ.

Ưu điểm:

• Tránh sai sót khi kiểm hàng: Việc tạo mã vạch cho sản phẩm giúp giảm thiểu sai sót khi kiểm hàng số lượng lớn theo cách truyền thống.
• Dễ dàng truy vấn thông tin sản phẩm: quét mã vạch là bạn có thể nắm được các thông tin về sản phẩm như tên sản phẩm, size, giá sản phẩm, số lượng sản phẩm, hạn sử dụng của sản phẩm.

Kiểm soát chặt chẽ quy trình xuất nhập khẩu

Các cửa hàng công ty hiện nay ngày nào cũng có đơn hàng xuất kho, nếu không kiểm soát chặt chẽ đơn hàng xuất ra thì tất cả các mắt xích sau khi sản phẩm ra khỏi kho phải được giám sát chặt chẽ để tránh rủi ro. đến.

Đây cũng được coi là quá trình kiểm tra chất lượng sản phẩm trước khi xuất kho và đảm bảo chất lượng, số lượng sản phẩm trước khi đến tay khách hàng. Hình thức giám định này cũng tránh được nhiều chi phí và rủi ro có thể xảy ra.

Không chỉ quản lý kho hàng mà còn phải kiểm soát chặt chẽ sản phẩm trong kho, đặc biệt là về số lượng sản phẩm nhập vào, tránh sai sót dữ liệu nhiều nhất có thể.

Kiểm soát kho định kỳ

Việc kiểm tra hàng kho định kỳ nên được thực hiện thường xuyên vì hàng tồn kho rất phổ biến trong các cửa hàng bán lẻ và điều này đôi khi có thể dẫn đến sai số lượng hoặc có thể xảy ra các vấn đề khác như hàng hóa hư hỏng do những yếu tố khách quan ảnh hưởng, hàng hóa cận ngày hết hạn. Cần có giải pháp kịp thời.

Bạn có thể tham khảo các cách kiểm kho sau:

• Kiểm kê thực tế: Kiểm kê tất cả các mặt hàng và sản phẩm được dự trữ cùng một lúc.
• Kiểm tra tại chỗ: Vì cuối năm khối lượng công việc sẽ nhiều hơn, nếu bạn lo lắng lượng tồn kho thực tế cuối năm quá lớn sẽ gặp nhiều rắc rối. Sau đó, bạn có thể sử dụng phương pháp kiểm tra tại chỗ thường xuyên trong kho.
• Kiểm theo chu kỳ: Không giống như phương pháp kiểm kho một lần thực hiện kiểm kê vào cuối năm, phương pháp theo chu kỳ sẽ cho phép theo dõi chặt chẽ hơn, kiểm tra hàng tồn kho hàng tháng, hàng quý và hàng tuần.

Phân công trách nhiệm của từng nhân viên kho

Thanh lý hàng hết hạn sử dụng

Trong quá trình kiểm kho nếu thời gian kiểm kho quá lâu hoặc phát hiện hàng hết hạn sử dụng cần đánh dấu và báo cáo cấp trên để thanh lý, tránh tình trạng hàng tồn đọng không sử dụng được.

Phương pháp quản lý FIFO, LIFO

FIFO (First In, First Out)

Đây là một nguyên tắc quan trọng của quản lý hàng tồn kho. Nhập trước xuất trước có nghĩa là món nào nhập trước thì phải xuất trước và ngược lại.

Không chỉ những sản phẩm còn hạn sử dụng hay sản phẩm dễ hỏng mới nên áp dụng cách này mà những thứ khác như công nghệ hay thời trang cũng cần đảm bảo những nguyên tắc trên. Những sản phẩm này, trong khi không hao mòn những dễ dàng lỗi mốt.

LIFO (Last In, First Out)

Khác với phương pháp nhập trước xuất trước, phương pháp nhập sau xuất trước ưu tiên cho hàng nào nhập kho sau sử dụng trước.

Bằng cách này, báo cáo thu nhập của công ty có thể chính xác hơn về mặt thống kê, đồng thời hoạt động sản xuất và vận hành của công ty cũng có thể chủ động hơn. Bằng cách áp dụng phương pháp LIFO, công ty ít bị ảnh hưởng bởi việc giảm giá sản phẩm mới trên thị trường, do đó giảm thiểu rủi ro.

Quản lý thứ tự ưu tiên ABC

Phương pháp này dựa trên một nguyên tắc phân tích gọi là Pareto, tức là nếu bạn kiểm soát được 20% hàng hóa thì bạn sẽ dễ dàng kiểm soát được 80% còn lại, mang lại lợi nhuận cao.

Trong mô hình quản lý này, tài sản được chia thành 3 loại:

• Nhóm A: Những mặt hàng này chiếm khoảng 70-80% giá trị hàng tồn kho của công ty. Đặc điểm của lô hàng này là phải ra vào kho thường xuyên. Độ chính xác của thời gian cung cấp sản phẩm là bắt buộc.
• Nhóm B: Gồm những mặt hàng có giá trị thấp hơn, bao gồm cả hàng dự trữ, chỉ chiếm khoảng 15% chỉ tiêu doanh số của cửa hàng, doanh nghiệp.
• Nhóm C: Đây là nhóm hàng có giá trị dự trữ thấp nhất trong kho, chỉ chiếm 5%. Trong nhóm sản phẩm này, thời gian đặt hàng sẽ thấp hơn và thời hạn sẽ dài hơn.

Quản lý theo phương thức Lean manufacturing

Quản lý theo phương thức Lean manufacturing, luôn đảm bảo sản phẩm luôn đáp ứng nhu cầu mua sắm của khách hàng thị trường. Điều này cũng sẽ giảm thiểu hàng tồn kho.

Lợi ích của mô hình này đối với doanh nghiệp:

• Giảm chi phí tồn kho
• Cải thiện chu kỳ sản phẩm và thời gian sản xuất
• Loại bỏ mọi lãng phí trong quá trình sản xuất
• Giảm thời gian vận chuyển

Tính tồn kho xoay vòng

Vòng quay hàng tồn kho được coi là một chỉ tiêu quan trọng trong quá trình quản lý kho. Điều này giúp hiển thị số lượng hàng tồn kho đã được bán hoặc thay thế theo thời gian.

Tính toán tỷ lệ vòng quay hàng tồn kho giúp người bán dự đoán chính xác hơn thị trường tại thời điểm đó và tỷ lệ hàng tồn kho cũng có thể cho bạn biết có bao nhiêu mặt hàng đã được nhập trong khoảng thời gian đó và dự đoán thời gian trung bình cần thiết để bán tất cả các mặt hàng của bạn.

Dựa vào những điều trên, bạn sẽ có kế hoạch nhập hàng phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Luôn có phương án dự phòng cho việc quản lý kho

Tại sao người quản lý kho luôn phải chuẩn bị các phương án dự phòng cho việc quản lý kho?

Bởi vì bạn sẽ không biết chính xác điều gì sẽ xảy ra, nên bạn nên lập kế hoạch dự phòng trước để có thể thực hiện các bước trong trường hợp có điều gì đó không may xảy ra. Giảm thiểu những thiệt hại có thể xảy ra cho doanh nghiệp của bạn.

Một số tình huống có thể xảy ra là:

• Nhu cầu đối với một số mặt hàng có thể tăng cao, khiến hàng tồn kho bị thiếu hụt.
• Kho hàng của bạn quá tải
• Mất tiền mặt dẫn đến không đủ tiền nhập hàng
• Kế toán hàng tồn sai sót dẫn đến thiếu hoặc thừa hàng hóa
• Về phía nhà cung cấp, việc sản xuất một số mặt hàng bị dừng mà không báo trước
• Nhà sản xuất không có đủ mặt hàng để cung cấp cho cửa hàng của bạn.

Sử dụng phần mềm quản lý kho

Dù đã thực hiện đầy đủ các kinh nghiệm quản lý kho trên, doanh nghiệp vẫn cần sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cho doanh nghiệp để quản lý kho hiệu quả. Nhiều công ty lựa chọn phần mềm quản lý kho dễ sử dụng nhưng tách biệt với các bộ phận khác.

Quản lý hàng tồn kho là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất đối với các cửa hàng và doanh nghiệp bán lẻ. Sử dụng phương pháp cũ rất dễ mắc lỗi. Trong thời đại mà hầu hết các doanh nghiệp đều sử dụng phần mềm để quản lý kho thì đây được coi là cách quản lý kho hiệu quả nhất hiện nay, hạn chế tối đa những sai sót, thất thoát có thể xảy ra.

Vậy phần mềm quản lý kho hiệu quả cần giải quyết những vấn đề gì?

• Giảm chi phí vận hành và khối lượng công việc của nhân viên
• Quản lý số lượng hàng hóa
• Báo cáo quản lý kho chi tiết
• Ngăn chặn sự thiếu hụt
• Quản lý nhiều kho ở nhiều địa điểm khác nhau
• Chức năng kiểm tra hàng trong kho và tích hợp mã vạch
• Theo dõi chi tiết tình hình tiêu thụ từng mặt hàng